Automatyka biznesowa: Jaki rodzaj procesów należy zautomatyzować?

Automatyka biznesowa zastępuje coraz więcej procesów ręcznych inteligentnymi, sterowanymi regułami systemami. Nie można pominąć korzyści. Większa wydajność lub większa efektywność to tylko wierzchołek góry lodowej.

Celem automatyzacji jest znacznie więcej niż tylko przyspieszenie - powinna być ona raczej postrzegana jako ogólna optymalizacja procesów. Na przykład, w każdej firmie przepływ pracy obejmuje pewne prozaiczne, powtarzające się zadania. Boleśnie nudne zadania mogą być frustrujące i generować śmieszne błędy. Dzięki automatyzacji, system informatyczny przejmuje kontrolę, a pracownicy mogą skoncentrować się na bardziej interesujących działaniach.

Jednak wybór odpowiednich procesów do automatyzacji nie zawsze jest oczywisty. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo poszczególnym obszarom działalności, które mają potencjał automatyzacji, aby pomóc Państwu w wyborze najlepszych procesów do automatyzacji.

Bardziej szczegółowe spojrzenie na automatyzację

Nie każdy proces biznesowy jest dobrym kandydatem do automatyzacji. Maszyny doskonale radzą sobie z przestrzeganiem określonych zasad, ale nie są w stanie podejmować decyzji bez nadzoru, które wymagają poznania.

Podkreśla to największą różnicę między robotami a ludźmi; żyjący pracownicy działają zgodnie ze specyfiką danego przypadku. Zestaw umiejętności, które umożliwiają ludziom podejmowanie decyzji poznawczych, nazywany jest podejmowaniem decyzji. Maszyny nie posiadają umiejętności pozwalających na podejmowanie takich decyzji - brakuje im na przykład empatii.

Ale, na szczęście, roboty są bardzo wykwalifikowane w szerokim spektrum innych działań biznesowych.

Prosta sprawa, prosta robota

Obecnie prawie wszystkie firmy korzystają z pewnego rodzaju oprogramowania. Obsługa tego oprogramowania zawsze wymaga pewnego rodzaju aktywności. Domyślnie musi być ona wykonywana przez żywy podmiot - operatorów, zwany w świecie IT Użytkownikami.

Użytkownicy wykonują wszystkie czynności niezbędne do prowadzenia procesów biznesowych. Przykładowo, gromadzą i łączą dane do raportów z wielu źródeł lub rejestrują dokumenty papierowe wpisując ich treść do Systemów Wsparcia Biznesu. Często zadania te nie wymagają podejmowania żadnych decyzji poznawczych. Co zabawne, pracownicy czasami nawet nie pamiętają, dlaczego dany obszar jest zorganizowany w taki sposób, jak jest; po prostu klikają i piszą, ponieważ do podjęcia decyzji nie są potrzebne. Jeśli tak jest, to jest to dobra wskazówka, że dany obszar może być idealnym kandydatem do automatyzacji.

Stabilne środowisko w czułym stanie technicznym, pełne powtarzalnych kroków i z dużą ilością ustrukturyzowanych danych to najlepsze, czego mogą oczekiwać roboty. Ponieważ naśladują one ludzkie działania w interakcji z komputerem, maszyny mogą wykonywać zadania samodzielnie (jak w RPA 2.0); wszystko, co jest potrzebne, to właściwa realizacja. Korzystne jest to, że rozwiązania RPA nie wymagają znajomości żadnych konkretnych języków programowania, ponieważ technologia ta opiera się na koncepcjach no-coode lub low-code.

Podsumowując, jeśli proces biznesowy można opisać jako zbiór kroków i reguł zorganizowanych w postaci listy zadań, to automatyzacja procesów może być rozumiana jako algorytm uruchamiający całą operację.

Inteligentne roboty

Automatyzacja może również wykraczać poza obszary pozapoznawcze i dane strukturalne. Obecnie obserwujemy, jak roboty obsługują coraz bardziej wyrafinowane procesy. Doskonałym przykładem są systemy optycznego rozpoznawania postaci i rozpoznawania twarzy, które mogą automatycznie identyfikować ludzi w tłumie lub odczytywać to, co jest napisane na papierze.

Bardziej zaawansowane procesy automatyzacji są możliwe głównie dzięki AI i Machine Learning. Często są one w stanie samodzielnie podejmować decyzje, ale ze względów bezpieczeństwa - a raczej zaufania - najczęściej służą jako narzędzia pomocnicze. Dobrym przykładem jest branża bankowa, gdzie zautomatyzowane rozwiązania mogą samodzielnie podejmować decyzje wpływające na życie ludzi (np. przyjmowanie kredytów hipotecznych).

Jakie rodzaje procesów można zautomatyzować?

Pierwszym oczywistym kandydatem do automatyzacji są duże zestawy prostych operacji. Obejmują one odczytywanie plików, wypełnianie pól w systemie, raportowanie lub używanie wielu aplikacji do zamknięcia sprawy. W zależności od specyfiki procesu, obszary takie jak HR, sprzedaż, księgowość, IT, wsparcie, a nawet produkcja i dostawy są generalnie uważane za dobre obszary do automatyzacji. Szczególnie korzystne są również operacje międzydepartamentowe - zwykle musi je wykonywać kilka osób o różnych poziomach dostępu; w praktyce są one zazwyczaj tylko ciągiem trywialnych zadań.

Dobre przykłady idealnego obszaru automatyzacji można znaleźć na różnych etapach procesu rekrutacji nowego pracownika. Zadania, które mają potencjał automatyzacji obejmują badanie kandydatów, przetwarzanie dokumentów, a nawet... wejście na pokład. Dzięki zautomatyzowanemu procesowi, nowy pracownik może automatycznie uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi i uprawnień dedykowanych dla jego stanowiska. Ponadto wszystkie wymagane dane mogą być również konfigurowane w systemach kadrowych, płacowych i informatycznych.

Przydatną aplikacją dla RPA jest również migracja danych ze starszych systemów. Dane z rozwiązań archaicznych, opracowane w nieaktualnych językach programowania, mogą być z reguły w prosty sposób automatycznie przenoszone do nowych systemów.

Ogólnie rzecz biorąc, są zarówno lepsi, jak i gorsi kandydaci do automatyzacji. Jak już wspomniano, generalnie najbardziej odpowiednie są te obszary, które mają proste, powtarzalne ścieżki (doskonale bez wyjątków) o dużej ilości danych. Aby uniknąć błędów, kandydatów do automatyzacji należy wybierać ostrożnie.

"Wielkie korzyści + Proste procesy = Perfekcja"

Niektóre organizacje mają tendencję do wybierania najbardziej korzystnych kandydatów do procesu na `samym początku` swojej podróży automatyzacji. Może to być błąd; takie procesy są czasami bardzo skomplikowane w projektowaniu i mogą być trudne do zautomatyzowania. Optymalnym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od najłatwiejszych procesów, aby najpierw przekonać się, jak wpływają one na przepływ pracy.  

Później powinno być łatwiej zautomatyzować coraz bardziej złożone procesy w sposób automatyczny (żartobliwy). Dzięki solidnemu podstawowemu rozumieniu automatyzacji, dostosowanie się do nowych sytuacji i rozpoznanie nowych możliwości biznesowych stanie się bardziej intuicyjne.

Co jeśli pełna automatyzacja nie jest możliwa?

Jak wspomniano na początku tego artykułu, nie wszystkie procesy są dobrymi kandydatami do pełnej automatyzacji. Oczywiście, niektóre czynności są zarezerwowane dla żyjących pracowników - jak na przykład rozmowy kwalifikacyjne lub negocjowanie kontraktów. Nie oznacza to jednak, że obszary te nie mogą mieć żadnej formy automatyzacji.

Na szczęście jest też szersza kategoria automatyzacji - automatyzacja uczestnicząca.

W tej formie automatyzacja może służyć jako środek wspomagający; oznacza to, że niektóre etapy procesu są zautomatyzowane, ale ostateczna czynność musi być wykonana przez osobę. Jak już wcześniej przedstawiliśmy, dobrym przykładem jest udzielanie pożyczek; ze względu na możliwość wytłumaczenia, Sztuczna Inteligencja nie może podejmować decyzji bez nadzoru w ważnych, społecznych sprawach - ale nadal może podsumować wszystkie informacje o potencjalnym pożyczkobiorcy i zaproponować decyzję opartą na danych, aby pomóc pracownikowi.

Wybór powinien być dostosowany do Twoich potrzeb.

Przedstawiliśmy ogólny przegląd typów procesów, które są łatwe do zautomatyzowania. Ważne jest, aby pamiętać, że ostateczna przydatność automatyzacji będzie zależała od konkretnych potrzeb i procesów. Dlatego wybór rozwiązania powinien zawsze zależeć od Państwa potrzeb.

Podsumowanie korzyści

W zależności od procesu, który zdecydujesz się zautomatyzować, ostateczne korzyści mogą się różnić.

Wspomnieliśmy już o kilku kluczowych zaletach automatyzacji. Teraz, przyjrzyjmy się im szczegółowo.

1. Przyspiesza procesy. Robot pracuje szybciej, nie jedzie na wakacje i nie męczy się (ani nie nudzi).
2. Eliminuje ludzkie błędy. Dobry algorytm nie popełnia błędów. Kluczowym wyzwaniem jest jednak poprawne zaprogramowanie automatyki.
3. Stwarza miejsce na ciekawszą, bardziej kreatywną pracę. Przy prozaicznych zadaniach, pracownicy mogą skoncentrować się na wymagających zadaniach i poświęcić więcej czasu na pracę z innymi ludźmi.
4. Oferuje ścieżki audytu dla wszystkich etapów procesu. Wszystko w zautomatyzowanym obszarze jest identyfikowalne i może być w każdej chwili zweryfikowane.
5. Generuje dodatkową wartość dzięki wprowadzeniu innowacyjnych technik. Dodatkowo przyczynia się do poprawy wizerunku firmy.

Jeśli masz więcej pytań lub chciałbyś porozmawiać o konkretnych obszarach, które możesz zautomatyzować, zarezerwuj bezpłatną konsultację z naszym ekspertem!